يتيح لك تطبيق Chmeetings إمكانية إدخال الأعضاء بأكثر من طريقة:
الطريقة الأولى: إضافة الأعضاء يدوياً من خلال صفحة الأعضاء وذلك من قائمة التطبيق الجانبية نختار الأعضاء ثم أضف عضو
تظهر لنا بطاقة لملىء كافة تفاصيل البيانات الشخصية للعضو الجديد:
- الإسم
- تاريخ الميلاد
- العنوان
- الدراسة / المؤهل
- طرق التواصل معه
- صورة شخصية
- الحالة الإجتماعية
- بيانات العمل
- وبيانات أخرى مختلفة.
الطريقة الثانية: إدخال الأعضاء من ملف إكسيل
كما يتيح تطبيق Chmeetings إمكانية إضافة كل الأعضاء مرة واحدة من خلال ملئ البيانات في ملف excel المتاح في الأدوات الخاصة بالتطبيق ثم تصديرها بإتباع الخطوات التالية:
الطريقة الثالثة: إدخال البيانات من خلال جهات الإتصال
وهذه الطريقة متاحة للإستخدام من خلال تطبيق الموبايل فقط ويمكن الوصول إليها من الأدوات - جهات الإتصال /Contacts و ذلك باختيار الأسماء واستيرادها إلى التطبيق.
الطريقة الرابعة: من خلال إستمارة تسجيل على الموقع, وذلك من خلال رابط الإستمارات فى القائمة الرئيسية.
- تقوم بإنشاء إستمارة جديدة بها جميع البيانات التى تريد أن يملأها الأعضاء وإرسال رابط الإستمارة لهم بأى من الطرق المتاحة.
- تقوم بالضغط على اسم الاستمارة بعد ملئها من الأعضاء.
تختار الأعضاء الذين سيتم إضافتهم للكنيسة/ الخدمة من الردود أو التسجيلات التى تمت للإستمارة لتظهر لك قائمة إجراءات في أعلى اليسار ومنها يمكنك إضافة عضو جديد.
ملحوظة:
- يتم إضافة البيانات الأساسية فقط للعضو من خلال هذه الطريقة ( الإسم - البريد الإلكتروني - رقم الموبايل).
- لإضافة بيانات أخرى للعضو يمكن تصدير تسجيلات الأعضاء من الإستمارة إلى ملف إكسل وتعديلها, ثم إدخالها من خلال خاصية إدخال الأعضاء المتاحة من خلال الأدوات الموجودة فى القائمة الرئيسية.
الطريقة الخامسة: من خلال خاصية دخول الأعضاء الموجودة فى القائمة الرئيسية و تفعيل السماح للأعضاء الجدد بالتسجبل.
- يتم تفعيل إمكانية السماح للأعضاء الجدد بالتسجيل في إعدادات دخول الأعضاء.
- عند إرسال رابط الدعوة لهم يمكنهم التسجيل في التطبيق ويتم إرسال كلمة سر لكل منهم على البريد الإلكتروني الخاص به ليتمكن بالدخول للتطبيق من خلالها.
- يمكن للعضو تحديث البيانات الخاصة به أي وقت لاحقًا و الإستفادة بكل مميزات التطبيق.
التعامل مع الأعضاء من خلال التطبيق:
عند تحديد عضو أو أكثر من قائمة الأعضاء تظهر لنا قائمة الإجراءات
ومن قائمة الإجراءات يمكن التعامل مع العضو من خلال:
- تصدير البيانات
- إرسال رسالة
- إرسال بريد إلكتروني
- إرسال إشعار
- إضافة افتقاد
- إضافة / حذف إلى مجموعة
- تعديل البيانات
- دعوة مستخدمين
- دعوة الأعضاء للدخول
- إضافة إلى خدمة
- نقل للأرشيف
- حذف الأعضاء
بعض المميزات الهامة المفيدة التي يمكن الإستفادة منها في بيانات الاعضاء:
1- إمكانية ربط علاقات الأعضاء من عائلة واحدة معاً وتكوين أسر الكنيسة / الخدمة كما يمكن إضافة أعضاء إلى الأسرة سواء كانوا أعضاء موجودين بالفعل في التطبيق أو أعضاء جدد غير موجودين من خلال إضافة عضو جديد إلى العائلة وحفظ التعديل.
تكوين الأسر مفيد جداً للخدمة في:
- سهولة الافتقاد والتواصل.
- متابعة الظروف والأحداث الخاصة للعائلات.
- الحصول على إحصائيات دقيقة عن الخدمة في الكنيسة.
- تشجيع التواصل بين خدمات الكنيسة / الخدمة المختلفة
ملاحظات مفيدة للتعامل مع الأسر:
- يمكن القيام ببحث متقدم بدور العضو فى الأسره وحفظ التقرير.
- عرض عدد الأسر فى ملخص التقارير.
- التجول بين أعضاء الأسرة وتحديث أي بيانات لهم بسهولة من تطبيق الموبايل.
- إضافة خانة جديدة في بياناتهم عند الإحتياج.
توجد أيضًا إمكانية تحميل بيانات الأسر من ملف اكسيل أو تصديرهم الى اكسيل
نقاط هامة لسهولة ربط الأسر معاً من خلال ملف الإكسيل:
- كل البيانات المتاح إضافتها لبيانات العضو نجدها في نموذج الإكسيل الذي يتم تحميله.
- خانة رقم العائلة هي التي تربط أعضاء الأسرة معاً كأسرة واحدة في التطبيق وذلك بإعطاء نفس الرقم لكل أعضاء الأسرة.
- يحب أن يكون رقم الأسرة غير متكرر في أسرة أخرى.
- لا يشترط التسلسل في أرقام الأسر.
- يجب إضافة دور لكل عضو في العائلة في الخانة المخصصة للأدوار في العائلة من الأدوار المتاحة في التطبيق وهم:
- رب الأسرة
- زوجة
- ابن/ ابنة
- جد / جدة
- أخ/ اخت
- أخرى
2- كما يمكنك التعديل في بيانات الأعضاء للتحديث بسهولة بالضغط على الثلاث نقاط بجوار اسم العضو
3- سهولة عمل بحث سريع أو بحث متقدم في الأعضاء مع إمكانية حفظ نتائج البحث المتقدم كتقرير يمكن الرجوع إليه.
4- تصدير بيانات الأعضاء من السهم الصغير اسفل خانة البحث بطرق متعددة أشهرها: ملف أكسيل - مستند - QR code
5- تحديث السنة الدراسية للعضو تلقائياً إذا كان طالبًا في موعد ثابت كل عام نقوم بتحديده من الإعدادات التلقائية في إعدادات الحساب حيث نقوم باختيار الميعاد المناسب لتحديث السنة الدراسية.
6- التحكم في ما يظهر في صفحة بيانات العضو حيث يمكن إخفاء غير المفيد منها وذلك من إعدادات بيانات العضو عن طريق غلق العلامة بجوار كل بيان لإخفاء ظهوره وبعدها يتم حفظ التعديلات للتفعيل.
7- إضافة بيانات جديدة لصفحة العضو بسهولة حسب الإحتياج
وذلك بإتباع الخطوات التالية:
1- فتح إعدادات بيانات العضو من الإعدادات
2- تحديد نوع/شكل البيان الذي تريد إضافته من البيانات الإضافية
3- إضافة البيان عن طريق سحب العلامة الصغيرة بجوار البيان في اتجاه اليسار
4-حفظ التعديلات للتفعيل.
8- كتابة ملاحظات اضافية خاصة عن كل عضو مع التحكم في عدم ظهورها لأي مستخدم أخر.
- اضغط على اسم العضو من قائمة الأعضاء
- اختر الملاحظات وقم بإضافة ملاحظة جديدة وبعد كتابتها حدد إن كانت خاصة تظهر لك أنت فقط أم تكون متاح رؤيتها لباقي المستخدمين ثم قم بحفظ التعديل.
9- دمج الأعضاء عند التكرار
ويمكن البحث عن الأعضاء المكررين بالإسم أو البريد الإلكتروني أو رقم الموبايل أو الرقم القومي ودمجهم إلى عضو واحد ويشمل ذلك بيانات الحضور، الافتقاد والملاحظات.
ويقوم التطبيق بإظهار قائمة التكرارات قبل تنفيذ الدمج ويتيح لك اختيار البيانات التي تريد الإحتفاظ بها ويقوم بدمج البيانات الناقصة في أي من مرات التكرار.
و نشجعك على متابعة باقي شرح التطبيق لتعرف كيف يمكنك الإستفادة بكل مميزاته في الخدمة / الكنيسة.